【点検簿テンプレ付き】重機管理をエクセルで作成する方法・手順とは？

「重機管理をエクセルで」と指示をうけて、最適なテンプレート探しに苦労していませんか？
本記事では、重機管理をエクセルで効率的に行うための具体的な作成手順を徹底解説します。
この記事を読めば、紙やエクセル管理のメリット・デメリットを整理しながら、貴社に最適な重機管理システムを見つけるヒントが得られます。
さらに、おすすめのクラウドサービスとして「現場クラウドArune」についても詳しくご紹介。ぜひ、貴社の重機管理の効率化にお役立てください。

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◼︎エクセルで始める重機管理表作成ガイド

建設業における重機管理は、安全確保と稼働率向上のために不可欠な業務です。
エクセルで重機管理表を作成すれば、これらの課題を効率的に解決できます。
管理表によって「どの重機が、どの現場で、いつまで稼働するか」といった稼働状況や、特定自主検査などの点検期限に関する情報を、記録として一元管理できるからです。
担当者の記憶や口頭のやり取りに頼った管理では、確認に手間がかかり、手配ミスや点検漏れなどのヒューマンエラーのリスクが高まります。
点検期限を自動で知らせるアラート関数（指定条件で通知する機能）を導入することで、情報の見える化と管理の効率化も実現可能です。
この記事では、安全と効率を高めるために管理表に必要な情報と効率的な管理の仕組みについて解説します。

STEP1：まずは「台帳」作り！重機の基本情報を整理しよう

エクセルで重機管理を始めるには、まず重機台帳の作成が必要です。台帳があれば、稼働や点検管理などの情報をスムーズに連携でき、業務の効率化と正確性が高まるからです。

なぜ台帳が最重要なのか

台帳作成が重要な理由は、情報の正確性と入力の手間削減を実現するためです。
型式や所有区分といった基本情報を何度も手入力すると、間違いが発生しやすく、作業に時間を要します。
台帳に集約することで、他の管理表へデータを参照させ自動表示することも可能になり、入力ミスを防ぎながら作業効率を大きく向上させることができます。

重機台帳に入れるべき項目

重機台帳に入れるべき項目は、重機を特定するための基本情報です。以下の5点は必ず含めましょう。
● 管理番号
● 重機名
● 型式
● メーカー
● 所有／リース区分

エクセルでの重機管理を早く始めたい場合、重機台帳のテンプレートを活用するのがおすすめです。
こちらにエクセルのテンプレートをご用意しましたので、ご活用ください。
重機台帳のテンプレートのダウンロードはこちら

STEP2：「稼働状況」を見える化！現場と重機を連携させよう

重機台帳の次は、稼働状況を管理するシートの作成です。
「今、どの重機が、どこに、いつまでいるのか」を見える化でき、重機の効率的な配車と現場の工期遵守に直結するからです。

稼働管理で解消したい現場の悩みとは

稼働管理によって解消したい現場の悩みは、重機の空き状況を迅速に把握することです。
「あの現場のバックホウ、今週には空くはずだけど……」「急遽来週から現場でブルドーザーが必要になったけど、空きあるっけ？」そのような疑問を一目で解決するために「稼働・配備計画表」が役立ちます。

稼働・配備計画表に必ず入れるべき項目

この計画表に必ず入れるべき項目は、「いつ」「どの重機が」「どこで」使われているかという情報です。
効率的な配車を行うためには、重機の現在地や今後の予定を把握しておくことが重要です。
そのため、以下の項目を管理します。

● 重機管理番号（台帳から参照）
● 現場名
● 開始日
● 終了日
● 担当者／連絡先
● ステータス（稼働中、待機中など）

稼働管理シートのエクセルテンプレートもご用意いたしました。こちらもご活用ください。
稼働・配備計画表のテンプレートのダウンロードはこちら

STEP3：忘れないための仕組み作り！点検・整備簿の作成

エクセルでの重機管理では、点検・整備簿にアラート機能を持たせると効率的です。
「次回いつ何をすべきか」を自動で知らせる仕組みを作れるからです。
この仕組みにより、点検の実施漏れを防ぐことができます。

点検管理は「次回点検日」が重要

点検管理で重要なのは、次回点検日を自動反映する仕組みです。
法定点検や特定自主検査の期限を、手動での管理ではなく自動化することで、期限超過や点検漏れといった法令違反のリスクを解消できるからです。

点検・整備簿に必ず入れるべき項目

点検・整備簿に入れるべき項目は、実施記録と次回に繋がる情報のセットです。以下の項目を含めましょう。
点検・整備簿のテンプレートのダウンロードはこちら

● 重機管理番号（台帳から参照）
● 実施日
● 実施時の総稼働時間
● 整備内容
● 費用
● 担当業者
● 次回点検予定日（EDATE関数で自動計算）

自動計算のテクニック：EDATE関数

次回点検日の自動計算には、EDATE関数を使うのがおすすめです。
この関数を使えば、点検実施日から指定した月数後の日付を簡単に算出できます。
下記にサンプルを記載しますので、参考にしてください。

● 書式: =EDATE(開始日, 月数)
● ポイント: 「開始日」に前回点検日（セルA2）を指定し、「月数」に点検周期（セルB2など）を指定するだけで、その月数後の日付を正確に算出できます。算出した結果がシリアル値（数字）で表示された場合は、セルの表示形式を「日付」に変更してください。

エクセルでの重機管理のメリット・デメリットについて解説

エクセルで重機管理を行うメリットとデメリットについて解説します。

メリット

エクセル管理の最大のメリットは、コストをかけずに始められ、社内運用に合わせやすいことです。
結論として、初期費用が実質ゼロで、既存の紙の帳票を基に管理項目を自由にカスタマイズできる柔軟性があります。例えば、VLOOKUP関数などで台帳と連携させたり、条件付き書式やEDATE関数でアラートを設定したりと、自社のルールに合わせた便利な機能を追加できます。

デメリットやリスク

エクセル管理のデメリットは、リアルタイムな情報共有が難しく、属人化のリスクがある点です。
エクセルは基本的に一人の作業者向けツールであり、複数の現場とのリアルタイムな情報共有ができず、稼働状況の「見落とし」や記録の漏れが発生しやすいからです。
さらに、エクセルが得意な特定の従業員に作業が偏る属人化が起こりやすく、その人がいなくなると管理が難しくなるリスクも高まります。
さらに、重機の正確な稼働状況が可視化されにくいため、「使っていない重機へのリース料」といった無駄なコストにも気づきにくい傾向があります。

重機管理の状況を正確に、リアルタイムに共有したいなら、「現場クラウドArune」がおすすめ

エクセル管理の課題を解決し、正確な重機管理をリアルタイムで行うには、現場クラウドAruneの導入がおすすめです。
現場クラウドAruneは、クラウド上で重機や人員の情報を一元管理し、現場と管理側でリアルタイムな情報共有が可能です。
これにより、重機の空き状況をいつでも正確に把握し、効率的な配車と無駄のないコスト管理を実現できます。
ホワイトボードを操作する感覚で、現場や本社が稼働状況をリアルタイムで共有できるため、情報伝達のミスをなくすことができます。
例えば、各現場や全社的な稼働状況がそれぞれの画面から確認できるため、空き重機や人員を瞬時に特定し、配車や人員配置の判断を迅速に行えます。

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